ฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟูศูนย์การแพทย์กาญจนาภิเษกแบ่งออกเป็นหลายหน่วยงานย่อยจึงมีเอกสารสำคัญจำนวนมากที่หน่วยงานจำเป็นต้องจัดเก็บไว้สำหรับใช้ในภายหลัง และพบปัญหาในการค้นหาเอกสารจัดเก็บภายในหน่วยงาน เช่น การค้นหาเมื่อเวลาผ่านไปแล้วไม่พบ ใช้เวลาในการค้นหาเป็นเวลานาน มีขั้นตอนที่ยุ่งยากในการค้นหา ปัจจุบันฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟูมีการจัดเก็บเอกสารภายในหน่วยงานด้วยการจัดเก็บเป็นกระดาษซึ่งแยกตามประเภทชื่อเรื่อง ยังไม่มีการแยกแยะหมวดหมู่ ไม่มีสถานที่จัดเก็บที่ชัดเจน ดังนั้นงานวิเคราะห์นี้จึงจัดทำขึ้นเพี่อวิเคราะห์ปัญหาของการค้นหาเอกสารจัดเก็บภายในฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟู โดยทำการวิเคราะห์เพื่อศึกษาและรวบรวมปัญหาการจัดเก็บเอกสาร รวมถึงแยกแยะปัญหาและสาเหตุต่างๆของการจัดเก็บเอกสารเพื่อเป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาการจัดเก็บเอกสารภายในฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟูอย่างมีประสิทธิภาพสามารถนำไปประยุกต์ใช้ภายในหน่วยงานอื่นๆในองค์กรได้
เพื่อศึกษาปัญหา สาเหตุของปัญหา ผลกระทบและแนวทางการแก้ไขปัญหาของการจัดเก็บเอกสารภายในฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟูและเพื่อทดลองใช้แนวทางการแก้ปัญหาและนำมาเปรียบเทียบผลการค้นหาเอกสารแบบเดิมและแบบใหม่ภายในหน่วยงาน
ทำการวิเคราะห์เพื่อรวบรวมปัญหา แยกแยะปัญหาและสาเหตุต่างๆของการจัดเก็บเอกสารจากนั้นนำข้อมูลมาทำการวิเคราะห์และพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาโดยมีเป้าหมายคือ การค้นหาเอกสารจัดเก็บภายในหน่วยงานมีความสะดวก มีขั้นตอนไม่ซับซ้อนและมีความรวดเร็ว แบ่งเป็น 2 ระยะ ระยะที่ 1 ค้นหาปัญหา สาเหตุของปัญหาและแนวทางการแก้ไขวิเคราะห์ข้อมูลจากการสัมภาษณ์เชิงลึกและทำการจัดกลุ่มข้อมูลของปัญหาและสาเหตุของปัญหาแล้วจึงจัดทำเป็นแผนผังกลุ่มเครือญาติและวิเคราะห์ข้อมูลจากการประชุมกลุ่มใช้การวิเคราะห์เนื้อหาและทำการจัดกลุ่มข้อมูลแล้วจัดทำเป็นแผนผังก้างปลาหรือผังแสดงเหตุและผลเพื่อยืนยันปัญหาและสาเหตุของปัญหาพร้อมทั้งแนวทางการแก้ไขปัญหาระยะที่ 2 ทดลองใช้แนวทางแก้ไขปัญหาซึ่งเป็นผลมาจากระยะที่ 1 วิเคราะห์ข้อมูลโดยนำข้อมูลที่ได้จากแบบบันทึกการปฏิบัติงานในการค้นหาเอกสารภายในระยะเวลา 6 เดือน มาหาค่าเฉลี่ยแล้วทำการเปรียบเทียบระยะเวลา
จากการวิเคราะห์พบว่าปัญหาที่พบสามารถแบ่งได้เป็น 4 กลุ่มได้แก่ปัญหาจากเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ ปัญหาจากสถานที่จัดเก็บ ปัญหาจากระบบทางเดินเอกสารและปัญหาจากบุคลากรที่ต้องการใช้บริการการค้นหาเอกสารจัดเก็บภายในฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟู ซึ่งแต่ละปัญหาเป็นปัญหาที่ส่งผลให้การค้นหาเอกสารภายในหน่วยงานไม่มีประสิทธิภาพ จึงได้มีการนำปัญหาที่พบทั้ง 4 กลุ่ม มาร่วมกันประชุมกลุ่มเพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุ เมื่อได้ทราบถึงปัญหา สาเหตุ และผลกระทบแล้ว จึงได้นำผลสรุปจากการประชุมกลุ่มเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงานในการค้นหาเอกสารจัดเก็บภายในฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟูแบบใหม่มาทดลองใช้และเปรียบเทียบระยะเวลาการค้นหาเอกสาร โดยใช้ขั้นตอนการค้นหาแบบเดิมและแบบใหม่ และสรุปการเปรียบเทียบผลการค้นหาเอกสารจัดเก็บได้ว่าการค้นหาเอกสารจัดเก็บแบบใหม่สามารถค้นหาเอกสารได้รวดเร็วกว่าการค้นหาแบบเดิม ช่วยลดระยะเวลาในการปฏิบัติงานในการค้นหาเอกสารได้มาก
ได้นำผลงานมาใช้ในการปฏิบัติงานธุรการและสารบรรณของฝ่ายเวชศาสตร์ฟื้นฟูในการค้นหาเอกสารจัดเก็บภายในหน่วยงาน เช่น เรื่องที่ต้องการค้นหาเพื่อดำเนินการต่อเนื่องที่ได้ทำการจัดเก็บไปแล้วในตู้เอกสารหรือเรื่องต่างๆที่บุคลากรในหน่วยงานต้องการค้นหา ซึ่งปัจจุบันพบว่า การดำเนินงานมีความสะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้นและมีขั้นตอนไม่ซับซ้อน ช่วยลดเวลาในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ ทำให้มีเวลาในการปฏิบัติงานอื่นเพิ่มขึ้น
การระดมสมองและความร่วมมือร่วมใจกันภายในหน่วยงาน ทำให้ค้นพบปัญหา สาเหตุของปัญหาเป็นผลให้เกิดแนวทางการแก้ไขปัญหา คือ ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการพัฒนาคุณภาพงาน รวมถึงการพัฒนาระบบงานประจำที่สามารถนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติที่ชัดเจน และทำความเข้าใจร่วมกัน เพื่อพัฒนาขั้นตอนการดำเนินงานต่อไปในองค์กร และสามารถนำไปปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกันทั่วทุกหน่วยงานภายในองค์กรได้
การวิเคราะห์เรื่องนี้ได้รับการสนับสนุนจากท่านผู้บริหารศูนย์การแพทย์กาญจนาภิเษกที่สร้างแรงจูงใจและผลักดันให้บุคลากรเห็นความสำคัญของการทำ R2R รวมถึงได้รับความร่วมมือร่วมใจจากบุคลากรภายในหน่วยงานที่ตระหนักถึงความสำคัญของประโยชน์ที่จะได้รับจากการพัฒนางานในครั้งนี้ อึกทั้งผลงานวิเคราะห์นี้ยังส่งเสริมให้เกิดความภาคภูมิใจจากผลงานที่สำเร็จและได้รับความรู้ความเข้าใจจากประสบการณ์การทำผลงานวิชาการเพิ่มขึ้น
ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารโดยการสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรของศูนย์การแพทย์กาญจนาภิเษกเล็งเห็นถึงความสำคัญของการทำผลงานวิเคราะห์ในครั้งนี้ รวมถึงจัดหาวิทยากรผู้มีความเชี่ยวชาญเพื่อให้ความรู้และผลักดันให้บุคลากรผลิตผลงานวิจัยเพื่อพัฒนางานประจำ พัฒนาองค์ความรู้อย่างมีคุณภาพ
ไม่มีข้อมูล
ไม่เป็น
ไม่เคย
ไม่เคย
ไม่เคย